Hướng Dẫn Quy Trình Đăng Ký Doanh Nghiệp Qua Mạng Điện Tử

Tài liệu này được soạn để hướng dẫn người nộp đơn/người đăng ký nộp đơn đăng ký doanh nghiệp trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký kinh doanh Quốc gia. Các cá nhân có thể đăng ký tài khoản, truy cập và đăng ký các hình thức đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử tùy theo nhu cầu của họ.

Quy trình đăng ký doanh nghiệp trực tuyến được quy định tại Nghị định số 78/2015 / NĐ-CP của Chính phủ ngày 14 tháng 9 năm 2015 về đăng ký doanh nghiệp, cụ thể như sau:

Điều	Nội dung
Điều 35	Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử
Điều 36	Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ
Điều 37	Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng
Điều 38	Trình tự, thủ tục đăng ký doanh nghiệp sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh
Điều 39	Xử lý vi phạm, khiếu nại và giải quyết tranh chấp liên quan đến chữ ký số công cộng, Tài khoản đăng ký kinh doanh

I. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ DOANH NGHIỆP QUA MẠNG ĐIỆN TỬ

1. Tạo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Các bước tạo hồ sơ đăng ký trực tuyến

Bước 1	Chọn Phương thức nộp hồ sơ
Bước 2	Chọn loại đăng ký trực tuyến
Bước 3	Đăng ký thành lập doanh nghiệp	Đăng ký lập CN/VPĐD/ĐĐKD	Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/ĐVTT
	Chọn loại hình doanh nghiệp	Chọn loại hình CN/VPĐD/ĐĐKD	Tìm kiếm doanh nghiệp/ĐVTT để tiến hành đăng ký thay đổi
	Tìm kiếm doanh nghiệp/chi nhánh chủ quản	Chọn loại đăng ký thay đổi
Bước 4	Chọn loại giấy tờ nộp qua mạng điện tử
Bước 5	Xác nhận thông tin đăng ký

Bước 1: Chọn phương thức nộp hồ sơ

– Tùy từng trường hợp cụ thể, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn một trong các phương thức sau:

• Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng
• Sử dụng chữ ký số công cộng

Bước 2: Chọn hình thức đăng ký

• Chọn hình thức đăng ký: Đăng ký thành lập mới doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc;
• Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước.

Bước 3:

Trường hợp 1. Đăng ký thành lập doanh nghiệp: Chọn loai hình doanh nghiệp

Trường hợp 2: Đăng ký lập chi nhánh/văn phòng đại diện/ địa điểm kinh doanh

a. Tìm kiếm doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản

• Chỉ cần nhập MSDN hoặc MSNB trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số)

b. Click Tiếp theo

Lưu ý: Nếu đơn vị trực thuộc có Giấy phép đầu tư hoặc các giấy tờ tương đương, cần tích chọn “Doanh nghiệp có GPĐT/GCNĐT”

Trường hợp 3: Đăng ký thay đổi doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc

a. Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi

Lưu ý:

• Chỉ cần nhập mã số doanh nghiệp hoặc mã số nội bộ trong Hệ thống để tìm kiếm (không cần nhập cả 2 loại mã số)
• Nếu tạo hồ sơ đăng ký thay đổi của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh: cần nhập mã số của chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh (không nhập mã số của doanh nghiệp)

b. Chọn loại đăng ký thay đổi

Bước 4: Chọn tài liệu đính kèm hồ sơ

• Tích chọn loại tài liệu đính kèm hoặc giữ Ctrl và tích để chọn nhiều loại tài liệu cùng lúc => Nhấn nút [Chọn] để thêm tài liệu vào danh sách;

• Nhấn nút [Tiếp theo] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước;

• Nhấn [OK] để xác nhận các loại tài liệu đính kèm hoặc [Cancel] để quay lại chọn lại các tài liệu đính kèm (Hình 10).

Lưu ý:

• Cần chọn đúng các giấy tờ cần nộp theo quy định về thành phần hồ sơ
• Việc tải các giấy tờ cần nộp lên Hệ thống sẽ được thực hiện ở bước tiếp theo

Bước 5: Thông tin chờ xác nhận:

• Màn hình sẽ hiển thị những thông tin người sử dụng đã điền về loại hình doanh nghiệp, thông tin về tài liệu đính kèm tương ứng.
• Nhấn nút [Bắt đầu] để tiếp tục đăng ký hoặc [Trở về] để quay lại màn hình trước => Trạng thái của hồ sơ chuyển thành “Đã lưu”.

II. Kê khai thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

1. Nhập các thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Nhập các thông tin từ hồ sơ đăng ký thành lập mới, đăng ký kinh doanh qua mạng, đăng ký thông tin doanh nghiệp vào các khối thông tin tương ứng trong các khối dữ liệu trên màn hình. Tùy từng loại hình doanh nghiệp sẽ có các khối thông tin khác nhau, bao gồm:

Lưu ý:

• Các khối thông tin trong hồ sơ đăng ký điện tử cần được nhập đầy đủ và chính xác theo Giấy đề nghị của doanh nghiệp
• Đối với hồ sơ đăng ký thay đổi:
• CHỈ nhập và ấn Lưu đối với những thông tin sửa đổi, bổ sung (tương ứng với Giấy đề nghị)
• KHÔNG ấn Lưu tại những khối thông tin không sửa đổi, bổ
• Dấu tích (✔) trên màn hình chỉ thể hiện thông tin đã được LƯU; KHÔNG thể hiện thông tin đã được nhập đầy đủ, chính xác.

2. Kiểm tra thông tin hồ sơ

• Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra xem các thông tin cần nhập đã đầy đủ và đúng theo yêu cầu (Hình 13);

• Hệ thống sẽ hiển thị các cảnh báo lỗi nếu thông tin đã nhập chưa đầy đủ hoặc chưa chính xác (Hình 14);

• Trong trường hợp có cảnh báo lỗi: tích vào dòng cảnh báo lỗi => Hệ thống sẽ tự động chuyển đến màn hình có trường thông tin bị lỗi (Hình 14);
• Sau khi sửa lỗi, nhấn nút [Đóng báo cáo KT thông tin] để đóng các cảnh báo lỗi (Hình 13);
• Nhấn nút [Kiểm tra thông tin] để kiểm tra lại thông tin hồ sơ (Hình 13):
  • Nếu không còn cảnh báo lỗi, thực hiện tiếp các bước tiếp theo;
  • Nếu còn cảnh báo lỗi, thực hiện lại các bước trên.
• Nhấn nút [Xem trước] để hiển thị Dự thảo Giấy chứng nhận (Hình 13);

III. Tải văn bản điện tử của bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Khi nộphồ sơ đăng ký doanh nghiệp online, đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
• Yêu cầu đối với tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:
  • Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy
  • Có định dạng “.doc” hoặc“.pdf”
  • Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)
  • Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy
  • Có dung lượng không quá 15Mb

Cách tải tài liệu đính kèm

• Nhấn chọn vào từng tài liệu đính kèm và tiến hành tải các tài liệu theo các mục tương ứng.
• Hệ thống chấp nhận cả 2 loại tài liệu đính kèm:
  • Tài liệu đính kèm thông thường được scan (có đủ chữ ký theo yêu cầu);
  • Tài liệu đính kèm có đầy đủ chữ ký số theo quy định dưới dạng bản điện tử.

Chỉ định người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp (Hình 16)

• Người nộp hồ sơ/người đăng ký thực hiện gán tên người ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
• Sử dụng chữ ký số công cộng (tham khảo thêm mục 2.2.1 Tài liệu này) hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh (tham khảo thêm mục 2.2.2 Tài liệu này) để ký lên hồ sơ đăng ký doanh nghiệp;
• Người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn khối thông tin [Người ký/xác nhận];

• Trong trường “Tìm kiếm email”: Nhập email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và nhấn nút [Tìm kiếm] => Hệ thống tự động điền thông tin về Họ tên của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ. Thông tin về họ tên và email của cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ không chỉnh sửa được;
• Để tìm kiếm được thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp theo địa chỉ email, địa chỉ email cần phải:
  • Đã được đăng ký tại bước đăng ký tài khoản thông thường;
  • Tài khoản thông thường phải ở trạng thái “đang hoạt động” và đã được kết nối với chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh (tương ứng với phương thức nộp hồ sơ của bộ hồ sơ đang chuẩn bị).
• Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhập thông tin về Chức danh của cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ tại trường thông tin “Chức danh” (Hình 17);

• Người nộp hồ sơ/người đăng ký nhấn nút [Chọn] để yêu cầu cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ ký lên hồ sơ (Hình 17). Thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ được cập nhật vào danh sách: Danh sách những người ký lên hồ sơ (Hình 16);
• Hệ thống sẽ tự động gửi email thông báo đến địa chỉ email đã đăng ký của các cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ.

Lưu ý:

• Tại bước này, nếu người nộp hồ sơ/người đăng ký muốn xóa tên một cá nhân nào đó khỏi danh sách các cá nhân cần ký lên hồ sơ, chọn nút [Xóa] tương ứng với cá nhân đó trong danh sách, xác nhận lại việc xóa tên cá nhân cần ký lên hồ sơ => Tên cá nhân này sẽ được xóa khỏi danh sách.

• Nếu tại Bước 4, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng chữ ký số công cộng => tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng chữ ký số công cộng (Hệ thống không cho phép cá nhân có Tài khoản đăng ký kinh doanh ký lên hồ sơ này).
• Nếu tại Bước 4, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn phương thức nộp hồ sơ sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh qua mạng=> tất cả các cá nhân ký số lên hồ sơ đều phải ký hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh online(Hệ thống không cho phép cá nhân có chữ ký số công cộng ký lên hồ sơ này).

Bước 6: Chuẩn bị hồ sơ

• Sau khi điền đầy đủ thông tin của hồ sơ, nhấn nút [Chuẩn bị] (Hình 18);
• Nhập mã xác nhận hiển thị trên màn hình (Hình 19). Tên Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ được hiển thị bên dưới đoạn mã xác nhận và dưới dạng không chỉnh sửa được. Nếu hồ sơ vẫn còn thiếu thông tin theo quy định, Hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo đỏ. Người nôp hồ sơ/người đăng ký phải chỉnh sửa và chuẩn bị lại hồ sơ. Hệ thống tự động chọn Phòng Đăng ký kinh doanh để xử lý hồ sơ căn cứ vào tỉnh/thành phố của địa chỉ trụ sở chính doanh nghiệp đã nhập tại bước nhập thông tin.

• Nếu hồ sơ đã đầy đủ thông tin theo quy định, nhập “chuỗi ký xác nhận” và nhấn nút [Xác nhận] để hoàn thành bước chuẩn bị hồ sơ. (Hình 19)

• Hệ thống tạo mã số tham chiếu của hồ sơ có dạng như sau: OD-xxxxxxx/xx, ví dụ: OD- 0000377/13. Hồ sơ được chuyển sang trạng thái “Đã chuẩn bị” và không thể chỉnh sửa được thông tin (Hình 20).

IV. Ký số/ Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Việc chỉ định người ký số/xác định hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, như hướng dẫn tại phần trên.
• Để tiến hành ký số/Xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ mở hồ sơ cần ký, nhấn nút [Ký số/ Xác thực bằng tài khoản ĐKKD] để tiến hành ký số/xác thực (Hình 21).

• Với trường hợp hồ sơ dùng chữ ký số công cộng, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau:
  • Cắm USN token vào ổ cắm USB của máy tính;
  • Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm”;
  • Nhấn nút [Xác nhận] => Máy tính sẽ tự động chạy chương trình để nhận dạng chữ ký số công cộng và người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ chọn chữ ký số công cộng dùng để ký lên hồsơ;
  • Nhấn nút [Ký số/Xác thực bằng Tài khoản ĐKKD];
  • Nhập mã PIN;
  • Khi hệ thống thông báo việc ký số thành công, nhấn nút [Đóng].
• Với trường hợp hồ sơ dùng Tài khoản đăng ký kinh doanh, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ thực hiện các bước sau (Hình 22):
  • Tích chọn nút xác nhận “Tôi xin cam đoan tính trung thực, chính xác và toàn vẹn của hồ sơ đăng ký và các tài liệu đính kèm” => Phần tên đăng nhập đã được mặc định sẵn, người ký chỉ cần nhập mật khẩu của tài khoản thông thường đã tạo;
  • Nhấn nút [Xác nhận].

• Hồ sơ đang trong quá trình ký có trạng thái “Đang ký”, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem thông tin về tình trạng ký hồ sơ bằng cách chọn khối thông tin [Người ký/Xác nhận] (Hình 23).

• Khi hồ sơ đã có đầy đủ chữ ký, trạng thái hồ sơ sẽ chuyển thành “Đã ký”. Nếu phát hiện sai sót trong việc gán tên cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể thay đổi thông tin về cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ => Nhấn nút [Hủy bỏ việc ký hồ sơ] và thực hiện lại bước ký lên hồ sơ từ đầu.

 Lưu ý: Người nộp hồ sơ/người đăng ký chỉ có thể nộp hồ sơ khi tất cả các cá nhân có trách nhiệm ký hồ sơ đã ký vào hồ sơ.

Kiểm tra tính toàn vẹn khi ký/xác thực và tính toàn vẹn của hồ sơ và các tài liệu đính kèm được ký số đã tải lên

• Kiểm tra tính toàn vẹn của hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử sau khi đã được ký số hoặc xác thực theo các bước sau:
  • Tại khối thông tin [Người ký/Xác nhận], trong danh sách những người ký tên trên hồ sơ, nhấn nút [Kiểm tra nếu có thay đổi] (Hình 24);

• Hệ thống trả về kết quả:

✔ Có thay đổi: nếu thông tin về chữ ký đã bị thay đổi trong quá trình ký hồ sơ.

✔ Không thay đổi: nếu thông tin về chữ ký vẫn toàn vẹn trong quá trình ký hồ sơ.

• Kiểm tra tính toàn vẹn của tài liệu đính kèm đã được ký bằng chữ ký số công cộng theo các bước sau:
  • Tại danh sách các chữ ký đã ký số trong tài liệu đính kèm, nhấn nút [Kiểm tra nếu có thay đổi] (Hình 25);

• Hệ thống trả về kết quả (Hình 25):

✔ Có thay đổi: nếu thông tin về chữ ký đã bị thay đổi trong quá trình ký hồ sơ.

✔ Không thay đổi: nếu thông tin về chữ ký vẫn toàn vẹn trong quá trình ký hồ sơ.

V. Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh

Bước 7: Hoàn tất quá trình nhập và nộp hồ sơ trên mạng

Sau khi người nộp hồ sơ/người đăng ký hoàn thành việc thanh toán, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được chuyển sang trạng thái “Đang nộp” và được tự động tiếp nhận trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia để và chuyển về tài khoản của Phòng Đăng ký kinh doanh tương ứng phục vụ cho việc xử lý hồ sơ. Hồ sơ sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” nếu được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (Hình 27).

• Khi hồ sơ đã được nộp thành công, Hệ thống hiển thị 02 bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ/người đăng ký.
  • Bản Xem trước hồ sơ bao gồm các thông tin của hồ sơ đã nộp => Nhấn nút [Xem trước] => [Khởi tạo] để tạo bản in này.
  • Giấy biên nhận => Nhấn nút [In] để xem và in Giấy biên nhận.

VI. Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ

• Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.
• Sau khi đăng nhập vào tài khoản của mình, người nộp hồ sơ/người đăng ký chọn “Danh sách hồ sơ đăng ký” => Tìm kiếm hồ sơ theo các tiêu chí có sẵn như tên doanh nghiệp; mã số doanh nghiệp; số tham chiếu của hồ sơ (Hình 28).

• Tại danh sách hồ sơ, người sử dụng có thể nhìn thấy tình trạng xử lý bộ hồ sơ đã đăng ký.

Các giấy tờ nhận được khi đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

Người nộp hồ sơ/người đăng ký cũng có thể xem các văn bản liên quan đến hồ sơ: Giấy biên nhận hồ sơ nộp qua mạng; Thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ; Thông tin đầy đủ của hồ sơ nộp trên mạng và trạng thái nộp hồ sơ; trạng thái xử lý hồ sơ tương ứng với từng hồ sơ trong Danh sách hồ sơ đăng ký.

VII. Sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

• Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Trong trường hợp Phòng Đăng ký kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung hồ sơ, người nộp hồ sơ/người đăng ký sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

• Khi đăng nhập vào tài khoản của mình người nộp hồ sơ/người đăng ký, người nộp hồ sơ/người đăng ký có thể xem Thông báo yêu cầu bổ sung thông tin của Phòng Đăng ký kinh doanh đối với hồ sơ đó (Hình 32).

Các bước nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung

• Người nộp hồ sơ/người đăng ký truy cập Hệ thống trực tuyến, kiểm tra và chỉnh sửa hồ sơ theo yêu cầu, chuẩn bị và ký lại hồ sơ (tương tự các bước đã thực hiện khi nộp hồ sơ lần đầu).
• Hồ sơ sửa đổi bổ sung không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp, do đó người nộp hồ sơ/người đăng ký không phải thực hiện bước thanh toán. Hồ sơ sẽ được tự động tiếp nhận vào Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia sau khi hồ sơ được ký.

VIII. Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đã được nộp trực tuyến, Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét để xử lý hồ sơ do doanh nghiệp nộp. Trong trường hợp hồ sơ đăng ký qua mạng hợp lệ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được email thông báo tại địa chỉ email đã đăng ký.

Nộp hồ sơ bằng bản giấy (trường hợp sử dụng Tài khoản ĐKKD)

Trường hợp hồ sơ được nộp bằng Tài khoản ĐKKD, khi hồ sơ đăng ký qua mạng đã hợp lệ, người sử dụng cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh để được nhận kết quả đăng ký doanh nghiệp:

• (01) bộ hồ sơ ĐKDN bằng bản giấy (tương ứng với hồ sơ điện tử)
• Giấy biên nhận điện tử
• Thông báo hồ sơ điện tử hợp lệ

---