Hóa đơn là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Việc lập hóa đơn sai sót có thể gây ra nhiều rắc rối cho doanh nghiệp. Vậy xử lý hóa đơn sai sót như thế nào cho đúng quy định pháp luật? Bài viết Hỏi Đáp Pháp Luật này sẽ hướng dẫn chi tiết cách Xử Lý Hóa đơn Sai Sót Theo Thông Tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Mục Lục
Xử Lý Hóa Đơn Sai Sót: Các Nguyên Tắc Cơ Bản
Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn chi tiết về việc xử lý hóa đơn sai sót. Dưới đây là một số nguyên tắc quan trọng cần nắm vững:
| Trường Hợp Sai Sót | Nguyên Tắc Xử Lý | Căn Cứ Pháp Lý |
|---|---|---|
| Hóa đơn điện tử cần cấp lại mã hoặc cần điều chỉnh/thay thế | Thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế. Thời hạn chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh. | Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ sau khi đã lập hóa đơn | Hủy hóa đơn điện tử và thông báo hủy tới cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT). | Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Hóa đơn điều chỉnh/thay thế tiếp tục sai sót | Xử lý theo hình thức đã áp dụng lần đầu. | Khoản 1, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Sai sót về giá trị trên hóa đơn | Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế. | Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử thiếu dữ liệu | Gửi bảng tổng hợp bổ sung. | Khoản 2, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
| Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử sai sót | Gửi thông tin điều chỉnh. | Khoản 2, Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC |
Hướng Dẫn Xử Lý Từng Trường Hợp Cụ Thể
Trường Hợp 1: Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót Chưa Gửi Cho Người Mua
Phương án: Hủy hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới thay thế.
Quy trình:
- Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
- Lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.
Trường Hợp 2: Sai Sót Về Tên, Địa Chỉ Người Mua (Mã Số Thuế Đúng)
Phương án: Thông báo sai sót cho người mua và cơ quan thuế, không cần lập lại hóa đơn.
Quy trình:
- Gửi thông báo sai sót cho người mua.
- Lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Trường Hợp 3: Sai Sót Về Mã Số Thuế, Số Tiền, Thuế Suất, Hàng Hóa
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh.
Quy trình: Lập hóa đơn điều chỉnh, ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng ghi dấu dương, giảm ghi dấu âm) và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế (tùy thuộc hóa đơn có mã hay không).
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế.
Quy trình: Lập hóa đơn thay thế, ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn…” và gửi cho người mua hoặc cơ quan thuế.
Trường Hợp 4: Hủy Hoặc Chấm Dứt Cung Cấp Dịch Vụ
Quy trình: Hủy hóa đơn điện tử và thông báo hủy tới cơ quan thuế (Mẫu 04/SS-HĐĐT).
Trường Hợp 5: Hóa Đơn Giấy Sai Sót Sau Khi Chuyển Sang Hóa Đơn Điện Tử
Quy trình: Lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, thông báo sai sót (Mẫu 04/SS-HĐĐT) gửi cơ quan thuế, lập hóa đơn điện tử thay thế.
Trường Hợp 6: Cơ Quan Thuế Phát Hiện Sai Sót
Quy trình: Nhận thông báo rà soát từ cơ quan thuế, lập thông báo hóa đơn sai sót gửi cơ quan thuế, hủy/thay thế/điều chỉnh hóa đơn.
Trường Hợp 7: Hóa Đơn Điều Chỉnh/Thay Thế Tiếp Tục Sai Sót
Quy trình: Xử lý theo hình thức đã áp dụng lần đầu (điều chỉnh hoặc thay thế).
Trường Hợp 8: Bảng Tổng Hợp Hóa Đơn Điện Tử Sai Sót
Quy trình: Gửi bảng tổng hợp bổ sung (nếu thiếu dữ liệu) hoặc gửi thông tin điều chỉnh.
Kết Luận
Việc xử lý hóa đơn sai sót đúng quy định pháp luật là rất quan trọng. Hy vọng bài viết Hỏi Đáp Pháp Luật này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về cách xử lý hóa đơn sai sót theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Việc sử dụng phần mềm hỗ trợ xử lý hóa đơn điện tử có thể giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
